АПОСТИЛЬ І ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

І. ЗАСВІДЧЕННЯ ОФІЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ ШЛЯХОМ ПРОСТАВЛЕННЯ ШТАМПА „АПОСТИЛЬ”

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року.

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав -учасниць Конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом „Apostille” (далі - апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Даний порядок застосовується у відносинах між Україною та державами-учасницями Конвенції, крім ФРН, яка відповідно до ст.12 Конвенції висловила заперечення проти приєднання України до Конвенції. Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відношеннях лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.

Конвенція не поширюється:

- на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;

- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права www.hcch.net.

ПОРЯДОК ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ В УКРАЇНІ

Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.

Відповідно до п.2 зазначених Правил апостиль проставляється:

1. на документах, які виходять від органів судової влади України;
2. на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
3. на адміністративних документах;
4. документах про освіту та вчені звання;
5. на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
6. на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Документи, на які не поширюється дія Конвенції, мають бути легалізовані відповідно до чинного законодавства.

Апостиль не проставляється:

1. на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Апостиль також не може бути проставлено:

1. на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
2. на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Оригінали офіційних документів, виданих державними установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 18.01.2003 №61, апостиль проставляється:

Міністерством освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки.

До таких документів відносяться:

1. дипломи про освіту;
2. сертифікати про присвоєння вчених звань;
3. атестати, довідки з навчальних закладів;
4. навчальні плани та інші.

Міністерству юстиції України - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Зокрема:

1. свідоцтва та довідки, видані органами РАЦС;
2. документи, видані або засвідчені нотаріусами;
3. судові рішення та довідки.

Міністерству закордонних справ України - на всіх інших видах документів.

ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО ПОРЯДКУ ПРИЙОМУ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ МІНІСТЕРСТВОМ ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ.

Відділ апостиля та витребування Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:

1. довідки, видані архівними установами України;

1. довідки про стан здоров'я (за умови їх посвідчення гербовою печаткою обласного управління охорони здоров'я та Міністерства охорони здоров’я);

1. довідки, видані органами МВС України;

1. інші офіційні документи.

Термін розгляду документів для проставлення апостиля 5 робочих днів.

Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.

ДОВІДКОВУ ІНФОРМАЦІЮ З ПИТАНЬ ПРОСТАВЛЕННЯ АПОСТИЛЯ МОЖНА ОТРИМАТИ

На веб-сайтах:

Міністерства закордонних справ України: http://www.mfa.gov.ua/

Міністерства юстиції України: http://www.minjust.gov.ua/

Міністерства освіти і науки України: http://www.mon.gov.ua/

Перелік держав-учасниць Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (апостиль)

1. Австралія
2. Австрія
3. Азербайджан
4. *Албанія
5. Андорра
6. Антигуа і Барбуда
7. Аргентина
8. Багами
9. Барбадос
10. Беліз
11. Бельгія (у відносинах з Україною Конвенція чинна з 05.07.2004р.)
12. *Білорусь
13. *Болгарія
14. *Боснія та Герцеговина
15. Ботсвана
16. Бруней
17. Венесуела
18. *Вірменія
19. Гондурас
20. Гренада
21. Греція
22. Грузія
23. Домініканська Республіка
24. Еквадор
25. Ель Сальвадор
26. *Естонія
27. Ізраїль
28. Індія
29. Ірландія
30. Ісландія
31. Іспанія
32. Італія
33. * Казахстан
34. Китай, Гонконг
35. Китай, Макао
36. Кіпр
37. Колумбія
38. Корея
39. * Латвія
40. Лесото
41. * Литва
42. Ліберія
43. Ліхтенштейн
44. Люксембург
45. Маврикій
46. * Македонія
47. Малаві
48. Мальта
49. Маршалові острови
50. Мексика
51. Молдова
52. Монако
53. Монтенегро
54. Намібія
55. Нідерланди
56. Ніує
57. Нова Зеландія
58. Норвегія
59. Острови Кука
60. Панама
61. Південна Африканська Республіка
62. *Польша
63. Португалія
64. * Російська Федерація
65. * Румунія
66. Самоа
67. Сан Марино
68. Свазіленд
69. Сейшели
70. Сент-Вінсент і Гренадіни
71. Сент-Кіттс і Невіс
72. Сент-Лусія
73. * Сербія і Чорногорія
74. *Словацька Республіка
75. Словенія
76. Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії
77. Сполучені Штати Америки
78. Сурінам
79. Тонга
80. Тринідад і Тобаго
81. Туреччина
82. * Угорщина
83. Україна
84. ** Федеративна Республіка Німеччина
85. Фіджі
86. Фінляндія
87. Франція
88. Хорватія
89. * Чеська Республіка
90. Швейцарія
91. Швеція
92. Японія

Німеччина - держава, яка висловила заперечення стосовно приєднання України до Конвенції, тому зберігається вимога легалізації офіційних документів.

ІІ. ЗАСВІДЧЕННЯ ОФІЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ В ПОРЯДКУ КОНСУЛЬСЬКОЇ ЛЕГАЛІЗАЦІЇ

Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положення Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України N127/94, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України No113 від 04.06.2002 здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном.

Департамент консульської служби легалізує наступні документи:

1. оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами реєстрації актів громадянського стану, засвідчені обласним управлінням юстиції в тій області, де вони видані, управленням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції для міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним РАЦС м. Києва;

1. Оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-заявки вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
2. Копії, переклади та iншi документи, засвідчені або видані державними нотаріусами, засвідчені в Мiнiстерствi юстиції України.

Після легалізації в Департаменті консульської служби офiцiйнi документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.

Департамент консульської служби не легалізує документи, складені на території іноземних держав. Такi документи повинні бути легалізовані в консульській установі України в державi походження документів. У разі відсутності в країні походження документів консульської установи України, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом консульської служби МЗС України, за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні.

Документи від фізичних осіб приймаються на легалізацію при наявності паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, при легалізації довідок про сімейний стан обов'язкова наявність загальногромадянського паспорта. В разі необхідності здати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати нотаріальне доручення від власника документів. Доручення, видане компетентними органами іноземної держави, повинно бути засвідчене Консульською установою України, яка діє в цій державі.

Документи від юридичних осіб приймаються на легалізацію у супроводі листа-заявки на бланку з реквізитами та печаткою, в якому зазначаються перелік документів, мета, з якою вони легалізуються, Дані про особу, яка уповноважена подати документи. При необхідності підтвердити факти, викладені в документах, що легалізуються, ДКС МЗС може вимагати пред'явлення додаткових документів.

Усі громадяни, які подають документи на легалізацію, заповнюють заявку-анкету.

Правила консульської легалізації в консульських установах іноземних держав в Україні можна отримати лише від цих консульств.

Листи до відділу апостилю та витребування електронною поштою можна надсилати за адресами: cons_sld@mfa.gov.ua та cons_vld@mfa.gov.ua

*Інформацію взято з офіційного сайта МЗС України http://www.mfa.gov.ua